"העבודה מתרחבת באופן כזה, שהיא מנצלת את כל הזמן המצוי לשם ביצועה"
 
אפשר לבנות המון דברים מפלסטלינה. כוסות, אגרטלים, שולחנות, תכשיטים ועוד הרבה פריטים שאילולא היו קיימים עבורם חומרים מתאימים יותר, היו בוודאי מיוצרים מפלסטלינה בלבד. בנוסף, קל יחסית לעבוד איתה והיא זולה וזמינה.

בעולם שבו לא קיימים מתכת, זכוכית או פלסטיק יכול אפילו להיות שפלסטלינה היתה מקבלת מקום מרכזי ומוערך יותר בארגז הכלים שלנו. הכוס שלנו היתה מתפוררת ומתלכלכת עם הזמן, קרוב לוודאי שהשולחן היה מעט עקום אבל אין ספק שהצורך הבסיסי היה ממולא לחלוטין.

אם נסטה מעט מעולמות התוכן של הילדים אפשר להתחיל לדבר על הפיל שנמצא בכל מחשב בארגון - אקסל. בדומה לפלסטלינה הוא משמש או יכול לשמש למגוון צרכים בארגון- הוא יכול לאחסן מידע, ניתן להשתמש בו לחישובים, בדיקות אנליטיות, גרפים, לניירות עבודה ועוד שימושים רבים. יחד עם כל אלו, יש באקסל חסרונות שארגון סביר אינו יכול להתעלם מהם.

אני לא מתיימר למנות את כל החסרונות של אקסל ויחד עם זאת, בהמשך, אני מביא כמה חסרונות שתמיד היו שם, אבל לא שמתם עליהם את האצבע או שהיום-יום השוחק גרם לנו להניח אותם בצד ולהתעלם מהם.
 
"להשתמש בבלנדר כדי להכין פיצה"
 
במקור אקסל נבנה על מנת לבצע אנליזות, לא על מנת לאחסן מידע ולפיכך הבעיות הנפוצות הבאות:
  • שימוש במספר גיליונות רחב בהרבה מהדרוש, המידע מפוזר יותר ופחות נגיש.
  • מידעים זהים לאורך הקובץ מקבלים ערכים שונים.
  • מתישהו האקסל "מתרסק" וגורם לאובדן שעות עבודה.
  • מהירות התגובה מועטת ככל שמוכנס יותר ויותר מידע לאורך הזמן.
  • באיזשהו שלב משתמשים יתחילו לייצר קבצים חדשים, כניירות עזר לקובץ המקורי- המידע יתבזר.
  • רמת הדיוק והיעילות תרד לאורך הזמן, במקום לעלות.
  • האקסל נבנה לעיתים כ"טלאי על טלאי". מישהו בנה את המקור, אחריו הוסיפו אחרים והוא למעשה לא בנוי בצורה מובנית וסדורה או שנסמך על זכרון של אדם יחיד.

ומה עם שמות הקבצים ושמירת גרסאות?

"Customer_contact_sheet_AB_YN_OP_DW_gh_final_8.31.15_final2_FINAL.xls"
 
מוכר לא? משתמשים לא שומרים גרסאות של ניירות העבודה שלהם בשיטה מובנית. בנוסף הקובץ עובר מיד ליד, מה שמערער את אמינותו לאורך הזמן. לא ניתן באמת להבין מי ביצע מה ואיזה נוסחא שונתה.

אז כולנו מגדירים במערכות מידע בקרות מובנות ואז מורידים את המידע לאקסל וכל משתמש יכול לשנות את המספרים, לעדכן את הנוסחאות או להסיר הגנות, בצורה פשוטה יחסית. השגנו גמישות אבל אבדנו בקרה בצורה מובהקת.
 
"The chains of habit are too weak to be felt until they are too strong to be broken"
 
אין ספק שאקסל תפס את מקומו בשגרת העבודה שלנו בצדק מאחר והוא זמין, נוח, גמיש וזול. הוא פונקציונלי למשתמש המתחיל ועד "משתמשים כבדים" שכותבים -VBA . עם זאת, יישומים שונים דווקא באקסל עלולים להחמיץ בקרות, אמינות ויציבות ולכן לא מומלץ להשתמש באקסל במקרים כגון:
  • ככלי המשמש לאחסון נתונים ואחזורם – בסיס נתונים רלציוני יספק פיתרון אמין יותר.
  • ככלי לאיחוד דוחות- כדאי להיעזר בתוכנת איחוד אמינה המספקת בקרות מובנות ואפשרויות הרשאות לצורך הפרדת סמכויות (SOD).
  • ככלי BI- ישנן מערכות BI זולות שמספקות יכולות תחקור רחבות ובמקביל מספקות חווית משתמש טובה, נתיב בקרה על הנתונים ומהירות תגובה מצויינת.
 
בתאריך 29.6 נערוך מפגש מקצועי בו נציג סט פתרונות המייעלים את תהליכי האקסל הקיימים ומשפרים את מערכי הבקרה בארגון. סט הפתרונות כולל תיעוד וייעול תהליכי העבודה ופתרון פשוט ונוח העוטף את ניירות העבודה באקסל הארגוני ומאפשר שליטה וסגירה של המידע מבחינת אבטחת מידע, איכות הנתונים וניטורם.

נושאים נוספים שיועלו במפגש: פתרון לאיחוד דוחות כספיים המגובה במערכת הרשאות, גיבוי מלא ונתיבי ביקורת, הפרדת תפקידים ושליטה מלאה בבקרות שונות.