ההתמודדות עם כמויות עצומות של מסמכים הוא אתגר אתו מתמודד כל ארגון. כשמדובר בכמויות משמעותיות, הטכנולוגיה הבסיסית של סריקה ושמירה בתיקייה כבר אינה מספקת וכאן, נכנס עולם שלם של פתרונות טכנולוגיים האמונים על יצירת קובץ סרוק מכל מסמך ושמירתו באינדקס ארגוני שיאפשר נגישות אליו בתהליך קצר ופשוט. בפרויקטים מהתחום, משולבת עבודת הקמת חדרי סריקה האחראים לתהליכי הסריקה של אלפי ומיליוני פריטי מידע. זאת, לצד תהליכי מפתוח – Indexing – של כל כמויות המידע על פי פרמטרים מוגדרים מראש. הפתרונות הטכנולוגיים המתקדמים העומדים לשירותם של פרויקטים מהתחומים הללו, מציעים טיפול מלא במידע העסקי עד הגעתו לארכיון הארגוני וניהולו של התוכן.
ניהול חדרי סריקה
בארגונים מכל תחום מצטברים שפע של מסמכים מכל הסוגים: חשבוניות, העתקי חשבוניות, חוזים עם לקוחות, הסכמים עם ספקים, תיעוד תהליכים טכניים, מסמכים הנוגעים לעובדים ועוד. כל אלה, באלפים ואף יותר מזה, נאספים לעתים בתיקיות, קלסרים, ארזים, וממלאים מחסנים שלמים בארגון או במגנזה. החיפוש אחר מסמך מסוים במצב כזה, מכניס את המחפש אחריו לתהליך מיותר ובלתי יעיל. מערכות מתקדמות לניהול סריקה מאפשרות לסרוק אלפי מסמכים פיזיים ותיוקם ברשומות של מערכת הניהול, תוך קבלת ערך מיפתוח – אינדקס – ושמירת מקום האחסון המנגיש אותו לחיפוש מיידי. בנוסף, מערכת הניהול מעדכנת מידע הנוגע לאורך חייו של כל מסמך ומתריעה על הצורך בגניזתו, בהגיע הרגע הנכון לכך – כך המערכת חוסכת מקום פיזי ומונעת השמדה בטעות. פתרון המפתוח וניהול הסריקה של IFN מקבוצת Yael מתאפיין ביכולת לקלוט כמויות גדולות מאוד של מסמכים, קליטתם ממקורות שונים, מפתוח אוטומטי ע”י זיהוי טקסט, מנוע חוקים וסיווג מידע, מנוע לניתוח החומר הסרוק, ולידציה ובדיקת החומר מול מערכת הניהול, למידת מידע מהמסמכים לצורך ניתוחו, OCR לטקסטים באמצעות מנוע ABBYY ותמיכה בזיהוי OCR/OMR/ICR/Barcodes.
פתרונות מפתוח
שלב נוסף בעבודת ניהול התוכן והאוטומציה בארגונים הוא שלב המפתוח – Indexing. השלב הזה הוא קריטי בכל ארגון עבור מטרות עסקיות ותהליכים עסקיים: על כל מסמך להיות מוגדר באופן מדויק – מילות מפתח, סיווגים, מטרות וכיוב’ – כך ששליפתו תתאפשר בקלות וביעילות על פי פרמטרים שיוגדרו לגביו; מטרה עסקית נוספת היא “מימוש חוקה” עסקית לשם ניתוב המסמך על פי האינדקסינג.
אנחנו ב-IFN מקבוצת Yael מאפשרים לארגונים לקבל שירות ניהול תהליכים כאלה עבורם – פתרונות אינדוקס ומפתוח המסמכים בארכיוני החברה. שלבים אלה כוללים, בין היתר, ביצוע אימות והשלמת נתונים. לדוגמא, בדיקת חוקיות ונכונות שדה תעודת זהות והשלמת נתוני הלקוח ע”פ שדה תעודת הזהות מתוך מערכת תפעולית לשם יצירת זמינות של המידע הרלוונטי עבור המטפל בו בתהליך העסקי.