תהליכים אוטומטיים הנכנסים לפעילות השוטפת בארגונים, מסייעים ל- Workflow העסקי בשלל דרכים, ביניהן השכפול של פעולות אנושיות באמצעות כלים רובוטיים, לצד השילוב החיוני של פתרונות Archiving של המידע העסקי. בפרויקטים שלנו ב-IFN מקבוצת Yael אנו יודעים לתת מענה לצרכים של איסוף מידע כשמדובר בכמויות משמעותיות, תוך שילוב פתרונות רובוטיים, כמו גם בפתרונות לניהול ארכיב ותוכן המבוססים על טכנולוגיה מתקדמת, לשם שיפור הביצועים העסקיים או לשם עמידה בתנאים רגולטיביים הכרחיים לזמן מענה.
פתרון ארכוב וניהול תוכן – Archiving
עולם ניהול המסמכים בארגונים מעלה גם את נושא הארכוב – Archiving. על פי רוב, מתבצע הארכוב בארגונים על מנת לשתף מידע, לשפר ביצועים ולעמוד ביעדים עסקיים וחיוניותו מחייבת השענות על טכנולוגיה מתקדמת. לצד שיפור הביצועים העסקיים מגיע גם נושא הרגולציה. בארגונים לא מעטים קיים צורך לשמור מסמכים במשך שנים כדי לעמוד ברגולציה כזו או אחרת, בין אם מדובר בהוראות גנזך המדינה, הוראות המפקח על הבנקים או נהלי הארגון. במקרים אלו צריך להבין היטב את הצורך, ולבנות את הפתרון כך שיעמוד בהנחיות הרגולציה. שיטת הארכוב תלויה בתשתית בה משתמשים, בתקציב לשם בניית מנגנון הארכוב ובאחסון המידע.
אחד הפתרונות המתקדמים בהם אנו עושים שימוש בתחום זה הוא IBM Content Collector. וכשמו כן הוא, הפתרון מספק יכולות ארכוב וניהול תוכן מכלל רחבי הארגון והינו בעל ממשק פשוט המאפשר לארגונים לאסוף מידע לארכיון על בסיס המטה-דאטה וליישם כללים לשמירת מדיניות ניהול המגדירה מה התקבל בארכיון ומאילו מערכות. Content Collector מאפשר לצוות ה- IT בכל ארגון ליישם מדיניות ארכיון פרטנית ולאסוף ולארכב חלקים ספציפיים של מידע כשהיתרונות הבולטים שלו הם היכולת לרכז מידע ממקורות שונים ורבים ולשמור אותו, היכולת לבדוק, להבין ולסנן חומר, היכולת להפחית סיכונים הטמונים באובדן חומר, לנהל את האיסוף במערכת מאוחדת המפחיתה עלויות, לבטל פתרונות נקודתיים לשמירת המידע, וכל זאת, לצד תחזוקה יעילה וניהול איכותי של כל החומר המאורכב.
RPA שילוב בוטים
לתהליך איסוף המידע הקיים בארגונים אתגרים משלו. אחד הפתרונות המתקדמים הוא RPA – Robotic Process Automation. מדובר בפתרון רובוטי המשכפל פעולה אנושית המבוצעת על גבי מסכי המשתמש, ללא כל שינוי בממשק הקיים וללא צורך בפיתוח ממשקים למערכת התפעולית. RPA מיועד לביצוע שורה של משימות (micro services) באופן אוטומטי, דרך תהליכי עבודה דיגיטליים ומאפשר לפנות מזמן העבודה של העובדים עבור ביצוע משימות בעלות ערך גבוה יותר ולארגונים לבצע מטלות החוזרות על עצמן, באופן אוטומטי.
בין משימות אלה ניתן למנות קליטה של מסמכים סרוקים אותה מבצע RPA באמצעות תוכנת סריקה ודיגיטציה של מסמכים דרכה ניתן להזין מידע ממסמכי נייר אל המערכות התפעוליות, ללא צורך בהתערבות בקוד, ניהול ארכיון דיגיטלי דרך תוכנת הארכיון שבאמצעותה ניתן ליצור ארכיון דיגיטאלי, לשמור ולאחזר מסמכים שונים. הרובוט מאפשר ליישם מערכת חדשה ולבדוק אותה תוך ימים אחדים, לבצע שיפורים בתפוקה באמצעות עבודה מסביב לשעון ולהפחית משמעותית בעלויות הארגוניות ובעלויות הפיתוח, תוך השתלבותו במנועי BPM הקיימים בארגון ועמידה בעומסי משימות רבות ביעילות גבוהה. ניתן ליישמו מקומית או בענן. בתהליכי האיסוף והארכוב של המידע הארגוני אנו משלבים את הפתרונות הטכנולוגיים המתקדמים אותם מציע השוק. IFN Scan הוא הראשון שבהם, בפיתוח שלנו בקבוצת Yael.
IFN Scan יודע לקלוט מסמכים חדשים אל תוך המערכת, תוך ניהול קליטת כמויות גדולות ממגוון מקורות, סריקת נייר, דואר אלקטרוני, או קבלת קבצים בהעברה. הפתרון מתאים לניהול חדרי סריקה מסיביים הסורקים עשרות אלפי דפים ביום וניהול עשרות עמדות מפתוח לחומר הסרוק. IFN SCAN מתממשק לסורקים נפוצים ומאפשר סריקה במקביל במספר תחנות סריקה, תוך שיפור התפעול של תהליך הסריקה והגדלת הקצב שלה. המסמכים נסרקים יחד, כשבשלב הבא הם עוברים לתהליך המפתוח ולבסוף, לארגזים ולמרכזי הגניזה.
כלי נוסף בתחום בו אנחנו עושים שימוש בפרויקטים אצל לקוחות מכל התחומים הוא IBM Datacap – פתרון OCR עבור אוטומציית סריקה וחילוץ מידע ממסמכים ומדואר אלקטרוני. IBM Datacap מאפשר מפתוח באמצעות ביצוע – מOCR – Optical Characters Recognition על מסמכים שנסרקו כמסמך נייר, מסמך המצורף למייל, מסמך מתוך תיקייה ברשת או כקובץ המגיע ממקורות חיצוניים בפורמט PDF או כתמונה. הפתרון יודע לשייך את המידע המחולץ לשדות מפתוח ולמערכות התפעוליות השונות ולאחסנו בארכיון. בנוסף, הוא מאפשר אוטומציה כמעט מלאה לתהליכי קליטת חשבוניות, הזמנות רכש, תעודות משלוח ועוד, תוך שיוך תוכן המסמך לפי הגדרות מפתוח והזנתו למערכות הארגון בתהליך ה-OCR.