עולם ניהול המסמכים

בפני כל ארגון ניצבת משימת ההצלחה העסקית. ההצלחה הזו תלויה בשיפור עסקי מתמיד, עמידה בתחרות והתמקצעות. עבור כל אלה קיימים היום פתרונות טכנולוגיים מתקדמים המאפשרים לכל ארגון לנוע קדימה במהירות. אנחנו ב- IFN מקבוצת Yael מבינים את חשיבות השימוש במערכות לניהול תוכן ותהליכים בארגון לשם הייעול העסקי ומכאן, השיפור העסקי. מידע זמין וייעול תהליכים עומדים בבסיסם של הרעיונות הללו.

ECM – enterprise content management software

ארגונים המטמיעים מערכות ECM – Enterprise Content Management מאפשרים לעצמם לשפר ביצועים, לקצר משאבי זמן ולחסוך בעלויות תפעוליות. אחרי הכל, התוכן נמצא בבסיסם של תהליכים ארגוניים, ומסמכים מהווים 85% מהמידע המנוהל בארגון: פריטי אימייל, חוזים, פקסים, חשבוניות, הזמנות, תמונות, מפרט או סרטוני וידאו וכיוב'. לאורך 23 שנות פעילותנו ב-IFN מקבוצת Yael כמומחים בתחום ה-ECM וכמובילים של השוק הישראלי, יצרנו היכרות עם רפרטואר עשיר של דרישות ושל צרכים ארגוניים. בשילוב עם טכנולוגיה חדישה ועם כלים של מותגים בינלאומיים, פיתחנו פתרונות מנצחים שהוכיחו עצמם במסגרת פרויקטים בגופים מובילים מכל המגזרים במשק הישראלי. הפתרונות הללו מאפשרים לנו להציע לארגונים יכולות מתקדמות לניהול המידע ותהליכי העבודה.

בעולם כזה של טכנולוגיה המשולבת בכל מערכות הארגון, ארגונים בהם תשתיות IT רחבות ומורכבות, ניצבים בפני אתגר השילוב והאינטגרציה ביניהן. כמומחים בתחום ה-ECM אנחנו מציעים לארגונים שירותי ייעוץ ופיתוח למוצרי ניהול מסמכים, לצד אספקה של פתרונות אינטגרציה בין מערכות ניהול המסמכים לבין המערכות הקיימות בארגון כגון מערכות SAP, פריוריטי, אורקל ומערכות CRM שונות. המומחים שלנו יודעים לספק מענה טכנולוגי מתקדם עבור האתגרים הללו, המבוסס על כלים שיאפשרו אינטגרציה בזמן אמת וגישור בין מערכות ישנות לחדשות.

ניהול מסמכים ותוכן

ניהול מסמכים בענן

בכל ארגון שעבר לענן, מצויים הנתונים, המסמכים והלוגיקה העסקית כולה על גבי מערכות בענן. המערכות אותן אנחנו מטמיעים בארגונים על גבי הענן הארגוני, מאגדות בתוכן את המידע הארגוני השלם ומאפשרות לגופים עסקיים מכל תחום להימצא בחזית החדשנות העסקית באמצעות חדשנות טכנולוגית שמביאה איתה התייעלות והמנעות מבזבוז מיותר של משאבים.

הליווי המקצועי שלנו בענן כולל את עבודת צוותי המומחים של IFN מקבוצת Yael באספקת פתרונות הכוללים יכולות מתקדמות במיוחד לניהול מסמכים. הפרויקטים שלנו בתחום מאפשרים לארגון כניסה לעבודה מיידית ללא צורך בפיתוחים, שליטה מלאה בהיקפי ציוד המחשוב הנדרש, וויסות כמות המשתמשים ועוצמת המחשוב הנחוצה בכל שלב נתון לשם ביצוע מושלם של התהליכים העסקיים וחסכון מיידי בעלויות של פיתוח וניהול יישומים. ניהול מסמכים בענן מאפשר יעילות מקסימלית בהיבט תקציב, תוך השגת יתרונות של גישה לאינטרנט ללא צורך ב-VPN כולל גלישה ממובייל, התחברות מאובטחת, הגדרת הרשאות למשתמשים, התחברות ל-AD של הארגון כולל הגדרה מהירה לארגונים ללא AD, עץ תיוק מסמכים, התחברות ואחסון מסמכים מהמייל ומהאופיס והיכולת לייבא מסמכים מ-File System.

ניהול תוכן במובייל

המובייל הפך לכלי עבודה לכל דבר. ככזה, הוא מחייב התאמת עולם שלם של פתרונות, לעבודה שוטפת ונטולת מגבלות גם מהטלפון הנייד. פתרון חשוב בו אנחנו עושים שימוש בפרויקטים שלנו בארגונים מכל התחומים הוא IBM FileNet Content Navigator – פתרון בעל ממשק אחיד הן למובייל והן לתחנות העבודה, המאפשר גישה למערכת ניהול המסמכים מכל מקום, כולל צפייה, עדכון, הוספת מסמך והשתתפות בתהליכים. הפתרון מאפשר לעבוד במובייל מהדפדפן או מתוך אפליקציה ייעודית הניתנת להורדה בחנויות האפליקציות.

פתרון נוסף לעולם זה הוא יישום Datacap של IBM שמאפשר קליטת מסמכים על ידי צילום, OCR, שמירתם ישירות במערכת הארכוב והעברת נתונים למערכות התפעוליות. זהו פתרון מתקדם לתחום המובייל בעל יכולת טיוב צילום גבוהה המאפשרת חילוץ נתונים יעיל מהמסך וניתן לשלבו באפליקציות הארגוניות באמצעות ערכת SDK לפיתוח אפליקציות.

חשוב למנות גם את PowerDox – כלי חדש בעל חוויית משתמש משודרגת בתחום ניהול המסמכים בארגון המאפשר לארגונים מכל תחום לנהל תהליכים עסקיים מבוססי מסמכים ולהניעם, ולייצר אוטומציה של הפעולה העסקית, על פי לוגיקה מוגדרת מראש בארגון. פאוארדוקס בנוי על הסוויטה המובילה של כלי IBM, מבוסס Angular12 ומותאם באופן מיוחד לכלי דיגיטל ומובייל, ללא כל צורך בפיתוחים נוספים. הפתרון פועל על פי הגדרות מותאמות לארגון מכל תחום ומסוגל להזניק באופן אוטומטי ופשוט כל תהליך עסקי עם רגע הגעתו של מסמך לתיבת המייל של גורם כלשהו או לאתר הארגון. בסופו של דבר, מאפשר הפתרון לארגונים לזכות ביכולות ניהול והצגת מסמכים מתקדמות, יכולות אחזור מסמכים וניהול תהליכים – והכל בכלי אחד.

יישום ורגולציה

ארגונים חשופים בשנים האחרונות לשורה ארוכה של דרישות רגולטוריות, המגיעות מצד המדינה או רשויות שונות, במטרה להסדיר תהליכים והתנהלויות, וזאת, במטרה להגן על האינטרסים החברתיים והכלכליים במשק. לשם כך, הם נדרשים בין היתר לשמירת מסמכים ולתיעוד של פעילויות. אנחנו ב-IFN משלבים בפרויקטים שלנו בארגונים מכל תחומי המשק, את צוותי המומחים שלנו האמונים על זיהוי דרישות הרגולציה לתחומי הפעילות של כל ארגון, אפיון מערכות ניהול המסמכים הנדרשות לשם כך ויישומן. הפרויקטים שלנו בתחום זה מאפשרים לארגונים לקבל מערכות מתקדמות במיוחד לניהול מסמכים, על פי הדרישות הרגולטוריות המחייבות.

פתרון בו אנו עושים שימוש נרחב בתחום זה הוא IBM Record Manager המזהה סוגים שונים של מסמכים ומפעיל עליהם את החוקיות הנדרשת. לצורך העניין, דרישות מס הכנסה לשמירת חשבוניות ותעודות משלוח למשך 7 שנים: על מנת לוודא עמידה בדרישות אלה תזהה המערכת את כל סוגי החשבוניות בארגון ולא תאפשר מחיקה בטרם עת של מסמך המוגדר כחשבונית. IBM Record Manager הוא פתרון מקיף המסוגל לנהל באופן מאובטח הצהרות על ניהול רשומות (מסמכים), סיווג אבטחה ונגישות, ביקורת וניטור, אימות, שימור והשמדת רשומות אלקטרוניות ופיזיות, לפי סטנדרטים בינלאומיים.

ניהול רשומות

רגולציות, תקנות וסעיפי חקיקה למיניהם מחייבים כל ארגון לניהול מאד מסוים של המסמכים שלו. עבור כל ארגון וכל תחום הנחיות שונות – מתקנות מס הכנסה ועד לשלל תקנים רגולטיביים – הנוגעים לסוגי המסמכים שעל הארגון לשמור, אופן השמירה, אורך הזמן שיש לשמור אותם וכיוב'. פתרון ניהול הרשומות שלנו הוא פתרון טכנולוגי המבוסס על IBM Record Manager שמאפשר למנוע מחיקה של מסמך המוגדר ככזה שחובה לשמור. הכלי מנהל באופן מאובטח את החוקיות וההנחיות של כל רגולציה לאורך כל חיי הרשומות והמסמכים בארגון, מנהל את סיווג האבטחה והנגישות עבור כל מסמך, ומבצע ביקורת, ניטור, אימות, שימור והשמדת רשומות אלקטרוניות ופיזיות על-פי סטנדרטים בינלאומיים וכיוב'.

לצד זה, נעשה בפרויקטים שלנו שימוש ב-Powerdox – פתרון עסקי חדש ומתקדם לניהול מסמכים ותהליכים עסקיים המאפשר חוויית משתמש משודרגת בתחום ניהול המסמכים בארגון. Powerdox בנוי על הסוויטה המובילה של כלי IBM ומאפשר לארגונים מכל תחום לנהל אוטומציה של תהליכים עסקיים מבוססי מסמכים ולייצר תהליכי הנעת מסמכים על פי לוגיקה מוגדרת מראש בארגון. הפתרון מבוסס Angular12 ומותאם באופן מיוחד לכלי דיגיטל ומובייל, ללא כל צורך בפיתוחים נוספים. בהיותו בנוי בשפת HTML5, הוא מאפשר הקמת יישום באמצעות קסטומיזציה של ניהול מסמכים מחלקתי/ חטיבתי, בתוך ימים אחדים. כשהוא פועל על פי הגדרות מותאמות לארגון מכל תחום, מסוגל PowerDox להזניק באופן אוטומטי ופשוט כל תהליך עסקי עם רגע הגעתו של מסמך לתיבת המייל של גורם כלשהו או לאתר הארגון.

הפתרון המתקדם משלב מציגן (Viewer) מתקדם המסוגל להציג קבצי CAD, קבצי HTML ומסמכי אופיס וכיוב’, ללא כל צורך בהתקנת אפליקציה בתחנת המשתמש. כמו כן, כולל PowerDox טכנולוגיה התומכת בכל סוגי הדפדפנים החדשים – כרום, אנגולר, פיירפוקס וכיוב’, בשפה המונגשת לעולמות הדיגיטל והמובייל. מהיום, מאפשר הכלי לארגונים לזכות ביכולות ניהול והצגת מסמכים מתקדמות, יכולות אחזור מסמכים וניהול תהליכים – והכל במקום אחד.