מניירת למידע דיגיטלי נגיש וחכם
כאשר ארגון מנהל אלפי או מיליוני חוזים, חשבוניות, תיקי עובדים ומסמכים טכניים, סריקה ושמירה בתיקיית רשת אינן מספיקות. כדי שהמידע יהיה שימושי, יש לזהות את תוכן המסמך, לסווג אותו, להוסיף לו נתוני מפתח ולשלב אותו בתהליכי העבודה הארגוניים.
יעל IFN מספקת מעטפת מלאה לפרויקטים של דיגיטציה, הכוללת הקמת חדרי סריקה, קליטת מסמכים בהיקפים גדולים, מפתוח וסיווג אוטומטיים והעברת המידע למערכות ניהול התוכן והליבה של הארגון.
אנו מלווים גם פרויקטים להסבת ארכיונים פיזיים ומידע ממערכות Legacy לסביבות דיגיטליות מודרניות. התהליך מאפשר לרכז את המידע במקום אחד, לשפר את זמינותו וליצור מקור מידע ארגוני אחיד.
ניהול חדרי סריקה עתירי נפח
ארגונים רבים מחזיקים כמויות גדולות של מסמכים בקלסרים, בארגזים, במחסנים ובמרכזי גניזה. במצב כזה, איתור מסמך עלול להפוך לתהליך ארוך ויקר, וקיים קושי לנהל את הרשאות הגישה ואת תקופות השמירה הנדרשות.
IFNSCAN, מערכת מבית יעל IFN, מיועדת לניהול תהליכי סריקה וקליטת מסמכים בהיקפים גדולים. היא מאפשרת לקלוט מידע ממקורות שונים ולנהל במקביל מספר עמדות סריקה ומפתוח.
המערכת משלבת מנועי חוקים, סיווג אוטומטי ויכולות זיהוי מתקדמות, בהן OCR לזיהוי טקסט מודפס, ICR לזיהוי כתב יד, OMR לזיהוי סימונים בטפסים וזיהוי ברקודים.
כל מסמך נסרק, מסווג ומקבל ערכי מפתוח המאפשרים לאתר ולאחזר אותו במהירות. המערכת מבצעת גם אימות ובקרה על המידע ומסייעת לנהל את מחזור חיי המסמך בהתאם למדיניות השמירה ולדרישות הרגולציה של הארגון.
ניתן לשלב את IFNSCAN עם פתרונות ניהול התוכן והארכוב של IBM ו-Box, לצורך אחסון מאובטח, ניהול הרשאות וגישה נוחה למידע מכל מקום.
פתרונות מפתוח מתקדמים – Indexing
סריקת המסמך הופכת אותו לקובץ דיגיטלי, אך המפתוח הופך אותו למידע שניתן לאתר ולהפעיל. במסגרת תהליך המפתוח, כל מסמך מקבל מילות מפתח, סיווגים והקשרים עסקיים בהתאם לסוג התוכן ולצורכי הארגון.
המפתוח מאפשר לחפש מסמכים לפי פרטים כמו מספר לקוח, תאריך, סוג מסמך או מחלקה, ומספק את הבסיס לאוטומציה של תהליכי עבודה. בהתאם לערכי האינדקס, ניתן לנתב מסמך באופן אוטומטי למחלקה, למערכת או לגורם המאשר באמצעות PowerDox ומערכות הליבה הארגוניות.
באמצעות יכולות עיבוד מסמכים חכם (IDP) של IBM, ניתן גם לחלץ, לאמת ולהשלים נתונים בזמן אמת. לדוגמה, המערכת יכולה לזהות מספר זהות במסמך סרוק, לבדוק את תקינותו ולהשלים את פרטי הלקוח מתוך מערכת ERP או CRM.
כך המידע המלא מגיע לגורם המטפל בדיוק בשלב שבו הוא נדרש, ללא חיפוש או הזנה ידנית.
הסבת ארכיונים למערכות דיגיטליות
מומחי יעל IFN מלווים את תהליך ההסבה משלב מיפוי המסמכים והגדרת שיטת המפתוח ועד לסריקה, לבקרת האיכות ולהעברת המידע למערכת היעד.
ההסבה מתבצעת באופן מבוקר, תוך שמירה על שלמות המידע, הרשאות הגישה ודרישות הרגולציה. בסיום התהליך הארגון מקבל ארכיון דיגיטלי מאורגן, מאובטח ונגיש, שאותו ניתן לחבר לתהליכי העבודה ולמערכות הארגוניות.
מעוניינים להפוך את הארכיון למידע זמין?
השאירו פרטים, ומומחי יעל IFN יציגו לכם כיצד פתרונות סריקה ומפתוח יכולים לקצר את זמני החיפוש, לצמצם עבודה ידנית ולהנגיש את המידע הארגוני במהירות ובאופן מאובטח.
