בכל ארגון קיימים משרדי הנהלה/ לשכות ניהול וכיוב', שהן לבו הפועם של העסק. ניהול יעיל ואיכותי שלהן הוא בסיס לתפקוד איכותי של הארגון כולו. לכן, אין להקל ראש בצורך של ישויות אלה בארגון להתנהל באופן המתקדם ביותר שניתן, כשהן מבוססות על חדשנות טכנולוגית שמאפשרת יתרון בתחרות אותה מציב השוק. IFN פיתחה פתרונות המאפשרים ללשכות ההנהלה, לרבות לשכות משפטיות או משרדים בעיריות ובמועצות מקומיות ואזוריות – להתנהל בצורה יעילה, איכותית, מהירה ותוך חסכון משמעותי במשאבים. בפרויקטים שלנו מתחום זה, אנחנו משלבים עבור כל לקוח את מיטב הכלים המתאימים לו ולצרכיו, לשם הגעה לאיכות מקסימלית של התהליך העסקי.
ניהול לשכה
חברת IFN מקבוצת Yael פיתחה פתרון מתקדם מבוסס WEB לניהול המשרד, לשכת המנכ”ל וההנהלה הבכירה ולשכות משפטיות. הפתרון מאפשר שיתוף של מסמכים, עריכה ועדכון משותפים לחברי צוות שונים ועוד. הפתרון חוסך זמן ועבודה של כתיבה, הפצה ויצירה של מסמכים ותהליכים החוזרים על עצמם כמו פרוטוקולים של ישיבות, סיכומי דיון, פיזור מטלות, אישורי מסמכים, מעקבי ביצוע וכן הלאה. הפתרון הוא בעל אינטגרציה מלאה ל- Office ול- Outlook ומאפשר תיוק ואחסון מסמכים, הפצה, ניהול טבלאות, סריקה מקומית וניהול תהליכי אישור ישירות מתוכם. בנוסף, הוא כולל תבניות למכתבים ולטפסים, תוך אפשרות לשליפה מהירה ולהשלמת נתונים מתוך המערכות התפעוליות השונות. הפתרון פותח על גבי התשתית של IBM FileNet ואילו יישומו קל ומהיר ובעל יכולת התאמה לדרישות ותהליכי העבודה בארגונים השונים.
פתרונות לרשויות מקומיות ועיריות
עיריות ומועצות מקומיות פועלות בסביבה שמאופיינת במיוחד בריבוי של תהליכים ומסמכים. IFN פיתחה פתרון כולל, המבוסס על פלטפורמת IFN Dox עבור מרבית סוגי המחלקות בכל ישות עירונית/אזורית כזו, המיושם במספר גדול של עיריות ומועצות מקומיות.
הפתרון מאפשר שיתוף מסמכים בלשכת ראש העיר/ראש הרשות המקומית וסגניו, עריכה של מסמכים ועדכונם בין חברי הצוות השונים, תוך חסכון של זמן רב בפעולות החוזרות על עצמן כמו עבודת כתיבה והפצת מסמכים, יצירת פרוטוקולים של ישיבות, סיכומי דיון, פיזור מטלות, אישורי מסמכים ומעקב ביצוע. הפתרון כולל תבניות להתכתבות ולמכתבים, תוך אפשרות לשליפה מהירה ולהשלמת נתונים מתוך המערכות התפעוליות הקיימות. במחלקות המשפטיות מאפשר הפתרון ניהול תיקים, איסוף מסמכים ממקורות שונים, ניהול התכתבויות, סימוכין וניהול גרסאות ; במחלקות ההנדסה הוא מאפשר ניהול תיקי בנייה לרבות שרטוטים, תשריטים וצילומים, איסוף וניהול אישורים, התראות על חוסר באישורים, מעקב, תזכורות ובקרה ; במחלקות כוח האדם מסוגל הפתרון לנהל את תיקי העובדים, דוחות מחלה, סיכומי דיון, תעודות ועוד ; במחלקות החינוך – תיעוד, רישום, תיוק לפי בית ספר/ גן, שדרוגים, תיקונים ותקלות ; במחלקות הגביה הפתרון מאפשר לשמור מסמכים ולעקוב אחר תהליכי הגבייה.
אחד הפתרונות המרכזיים עבור ניהול Desktop ולשכות הוא IFN Dox – פתרון מתקדם מבוסס WEB לניהול משרד, שמהווה ממשק מתקדם המותאם בעיקר לסביבת ההנהלה הבכירה או לשכות משפטיות. הפרויקטים שלנו בתחום זה מביאים לכדי ביטוי את הניסיון העשיר ורב השנים שלנו ב-IFN, במהלכן אספנו המון ידע אודות דרישות וצרכים של ארגונים בשוק הישראלי. בשילוב טכנולוגיה בינלאומית חדישה, פיתחנו פתרון מנצח שכבר הספיק להוכיח את עצמו בעבודה עם ארגונים מובילים מכלל המגזרים במשק הישראלי.
IFN Dox מאפשר שיתוף מסמכים, עריכה ועדכון בין חברי צוות, תוך חסכון זמן עבודה, כתיבה והפצה של מסמכים ותהליכים החוזרים על עצמם כמו פרוטוקולי ישיבות, סיכומי דיון, פיזור מטלות, אישורי מסמכים ומעקב ביצוע. הממשק פותח באמצעות IFN על גבי התשתית של IBM FileNet והוא כולל אינטגרציה מלאה ל- Office ול- Outlook המאפשרת תיוק ואחסון מסמכים, הפצה, ניהול טבלאות, סריקה מקומית וניהול של תהליכי אישור ישירות מתוכנות אלו. נוסף לכך, הוא כולל תבניות להתכתבות וטפסים מסוגים שונים, תוך האפשרות לשליפה שלהם ולהשלמת נתונים מתוך המערכות התפעוליות. היישום שלו קל ומהיר כשהקמת המערכת כולה מתבצעת תוך ימים אחדים בלבד.